Iteratief werken aan de doelstellingen

Visie, Missie, Doelstellingen

Bij het iteratief omzetten van de bedrijfsdoelstellingen/missie naar de afdelings- en persoonlijkdoelstellingen zet je een proces of een dans in werking waarbij er steeds gesleuteld wordt aan de doelstellingen en de omzetting tot dat alles duidelijk en afgedekt is.

In dit proces nemen de afdelingsleiders de missie en visie van de organisatie en werken met hun eigen medewerkers uit hoe zij de missie om kunnen zetten in heldere bereikbare doelstellingen.

Samen met de afdelingsmanager presenteert een van de medewerkers de opgestelde doelstellingen terug naar het management. Het management ziet nu hoe de diverse afdelingen de missie willen omzetten en kan darop bijsturen. Ook word zo zichtbaar welke zaken mogelijk dubbel gedaan worden en welke zaken buiten de boot lijken te vallen. Terug op de werkvloer werken de afdelingsmanager en de medewerkers aan het aanpassen en verfijnen van de doelstellingen en presenteren dat later weer terug om te zorgen dat de doelstellingen aansluiten op de missie.

De Helpdesk als radar

Hoe het klantencentrum de rest van de organisatie kon aansturen en het toch niet deed.

Een tijd geleden werkte ik samen met het management van een groot "Customer Service Center" (Helpdesk) om de KPI's te verbeteren door de inzet van training. Omdat al snel bleek dat er meer aan de hand was heb ik toen de Human Performance Improvement (HPI) en LEAN aanpak ingezet. Na onderzoek bleek dat de Helpdesk medewerkers niets deden om de vastgestelde problemen duurzam op te lossen. Sterker nog, door het slechte gebruik van het CRM systeem was het onmogelijk om trends te ontdekken in de vragen die gesteld werden. Na veel handmatig onderzoek door de managers bleek dat heel veel vragen steeds weer terug keerden. Het lijkt voor de hand te liggen dat je dan een deel van de resources inzet om de meest voorkomende vragen en problemen door te spelen naar de rest van de organisatie met de vraag dit permanent op te lossen. Of alle problemen zich zo laten oplossen is natuurlijk een vraag van kosten/baten, maar veel binnenkomende vragen en problemen konden op een relatief eenvoudige manier opgelost worden en toch gebeurde dat niet.

Waarom deed het management dit dan niet?

Omdat op die manier het "call volume" naar beneden zou gaan en daaraan zaten nou juist een hoop van de management KPI's (en bonussen) aan gekoppeld. Bovendien zou op die manier de helpdesk groep sterk gereduceerd worden wat slecht was voor de macht en het aanzien binnen het top management. Jammer!

Als het inzicht in de effecten van KPI's niet duidelijk is op top niveau kan dit op de lange termijn grote gevolgen hebben. Dit is een situatie waarbij er op het top niveau te weinig inzicht is in de werkwijze van diverse afdelingen (iteratief vertalen van doelstellingen) en waarbij er een duidelijk gebrek is aan Niveau V Leiderschap (Jim Collins).

Ik hoor zojuist (feb. 2009) dat de helpdesk naar het buitenland gaat omdat de kosten te hoog waren. Toch jammer want die banen hadden niet verloren hoeven te gaan!

Het outsourcen zal, na de opstartproblemen, de (loon)kosten naar beneden brengen, maar het fundamentele probleem alleen maar groter maken. De meest in het oog springende problemen zijn:

• Afstand tussen de klant en de business wordt alleen maar groter.
• De outsourcing onderneming zal proberen zoveel mogelijk business naar zich toe te trekken.
• Niemand heeft baat bij het permanent oplossen van de oorzaken.

De zeven verspillingen

De 7 verspillingen van Ohno en een paar meer...

Jaren geleden heeft Taiichi Ohno (Toyota Production System) 7 verspillingen (7 wastes) beschreven.

De zeven oorspronkelijke categoriën zijn:

1. Overproductie en te vroege productie.
   
2. Wachttijd. Er gebeurt niets mee maar het moet wel in de gaten gehouden worden, het neemt plaats in en heeft financieringskosten.
   
3. Onnodig vervoer en verplaatsen.
   
4. Materiaal voorraad, buffers (Work In Process) en eindproduct voorraad.
   
5. Bewegingen van mensen en apparatuur.
   
6. Extra behandelingen, over-processing, meerwerk uitvoeren dat geen toegevoegde waarde heeft.
   
7. Afgekeurde of kapotte producten.

Daarna hebben andere mensen een paar nieuwe categoriën toegevoegd:

• Ongebruikte capaciteit van de medewerkers.
  
• Niet optimaal werkende systemen/processen.
  
• Gevaar.
• Slechte of onduidelijke informatie.
• Energie en water.
  
• Vervuiling.
  

Overproductie en wachttijd.

Naast het creëren van voorraaden en het laten verslappen van de aandacht voor kwaliteit heeft overproductie of vooruit productie ook als nadeel dat eventuele fouten waarschijnlijk pas aan het licht komen als de geproduceerde onderdelen dagen of misschien zelfs manden later gebruikt gaan worden. Hoe korter deze lijn hoe sneller eventuele fouten gecorrigeerd kunnen worden. Ik schreef hier al eerder over in "Lessen van Toyota".

Vervoer en verplaatsen.

De indeling van een fabriek kan vaak grote gevolgen hebben op de hoeveelheid transport die nodig is om een product van begin tot eind te maken. Door het "pad" van het product te volgen en uit te tekenen over de bedrijfsvloer kun je inzicht krijgen in de bewegingen die het product moet maken.

Voorraad.

Ach zolang de gronstoffen prijzen sneller stijgen dan de kosten voor opslag en financiering kun je misschien nog denken dat grote voorraden goed zijn. Zodra die prijzen echter zakken zit je met een dubbel probleem.

Bewegingen.

Door te kijken naar de indeling per werkstation kun je ook hier weer veel onnodige bewegingen van de medewerkers en/of machines reduceren. Door gebruik te maken van de 5 S-en worden de werkstationnen duidelijk, veilig, efficient en overzichtelijk.

- Schoonmaken

- Standaardiseren

- Scheiden

- Schikken

- in Stand houden

Extra behandelingen, over-processing.

Meerwerk aan een product uitvoeren dat geen toegevoegde waarde heeft. Een product opnieuw moeten bewerken is een voorbeeld van over-processing. Door te zorgen voor goede precisie en standardisatie kan een hoop dubbel werk voorkomen worden. Door gebruik te maken van root cause analyses 5 Whys, SPC en "FoolProof" ontwerp en productie methoden kunnen veel extra behandelingen voorkomen worden.

Kapotte producten of eenheden.

Dit is de kern van waaruit Six-Sigma is ontstaan. Bij de zoektocht naar het elimineren van kapotte of foute producten wordt gekeken naar de afwijking van de standard deviatie.

Oplossingsgericht werken

Even een paar belangrijke zaken bij het werken naar oplossingen.

Een tijdje geleden las ik ergens een artikel over de verschillende kenmerken van probleemoplossers. Wat mij opviel was dat er in het artikel naar mijn mening veel te weinig aandacht was voor de synergie die ontstaat uit samenwerking. Maar ook een paar andere zaken kwamen naar mijn mening niet of te weinig aan bod.

Daarom hier een paar zaken die voor mij OOK thuis horen in de top 10 van oplossingsgericht werken.

De root cause analysis

Zorg dat je eerst bij de kern van het probleem komt door een gedegen root cause analysis door te voeren. Dit betekend dat je open vragen blijft stellen totdat de kern van het probleem helder is. Vaak zie het probleem er daarna heel anders uit en komt het uit een andere hoek dan oorspronkelijk gedacht. Zorg dat je waar mogelijk meerdere mensen van verschillende diciplines c.q. afdelingen betrekt in deze analyse.

Samen werken, samen werken en samen werken!

Wat mij toen het meeste opviel in de lijst was het totaal afwezig zijn van het creëren van synergie, betrokkenheid en motivatie door de oplossingen samen met de verschillende belanghebbenden uit te werken. Juist het inspelen op elkaars ideeën en het samen werken aan oplossingen voorkomt 80% van de gebruikelijke weerstand die ontstaat als "de oplossing" van bovenaf opgelegd wordt.

Gebruik "future pacing" om in de toekomst te kijken.

Mensen die nog nooit een "future pacing" reis hebben gemaakt zullen het belang hiervan waarschijnlijk maar moeilijk op waarde kunnen schatten, maar de reis naar de toekomst duurt maar een half uurtje maar kan heel veel problemen voorkomen.

Als er een oplossing (uit de vele die waarschijnlijk mogelijk zijn) is gekozen, dan gebruik je de techniek van "future pacing" om te onderzoeken of de gevonden oplossing goed aanslaat door zelf of anderen te laten reizen naar een tijd in de toekomst en dan het resultaat van de toegepaste oplossing vanuit deze positie in de toekomst te beoordelen door terug te kijken vanuit die toekomst tot aan het moment waarop de oplossing werd geïntroduceerd (het huidige hier en nu). Dit kun je alleen goed doen als de reis naar de toekomst begeleid wordt door iemand die daar ervaring mee heeft.

Van de regen in de drup

Hoe het focussen op minder sterke kanten kan uitpakken!

Dit is het verhaal van mevrouw de Vries, wiens naam en andere gegevens zijn aangepast om herkenning te voorkomen. Mevrouw de Vries uit Limburg werkte al jaren lang tot tevredenheid bij een kleine uitgeverij. Door een verandering in haar takenpakket , voortkomend uit haar positie en anciënniteit, moest zij op een gegeven moment correctiewerk van junior schrijvers gaan uitvoeren. Teksten lezen, corrigeren, kernachtig omschrijven en feedback geven aan de schrijvers was echter niet een van haar sterkste kanten. Na het eerste beoordelingsgesprek kwam naar voren dat iedereen uitermate tevreden was over haar prestaties, behalve over het correctiewerk. Om haar te "helpen" werd nogmaals uitvoerig uitgelegd wat ze moest doen, kreeg ze extra training en kreeg ze meer tijd voor het correctiewerk. Na enige tijd bleek dat dat niet echt hielp en men bedacht had dat ze zich waarschijnlijk niet goed kon concentreren in de open werkruimte. Daarom "mocht" ze voor haar correctiewerk in een van de afgesloten kantoren zitten. Daarnaast werden een paar andere (leuke) taken en verantwoordelijkheden door een collega overgenomen zodat ze zich beter op het correctiewerk kon concentreren. Nu zat de tot dan toe vrolijke vrouw grote delen van de dag opgesloten in een kantoortje te ploeteren op het correctiewerk. Door de druk en spanning ging het correctiewerk echter steeds slechter en om haar te helpen werden nu ook de andere taken die ze nog had bij een collega ondergebracht. Kort hierop meldde mevrouw de Vries zich ziek omdat ze haar werk niet langer aankon.

Door te concentreren op juist die ene taak waar mevrouw de Vries niet goed in was en alles waar ze wel goed in was en plezier in had van haar af te nemen had mevrouw de Vries uiteindelijk niets meer waar ze goed in was en ze plezier in had. Trainers kunnen snel geneigd zijn juist dit pad te kiezen door blind te vertrouwen op methodes zoals de "performance gap analysis".

Slimme innovatieve boer

Een hele tijd geleden hoorde ik een Amerikaanse radio uitzending over een biologische boer die allemaal kleine eenvoudige dingen deed waardoor hij een vele malen hogere productiviteit per hectare had dan gebruikelijk, en bijna geen last heeft van ongedierte.

Rotatie

Zo heeft hij zijn graslanden in kleinere afgebakende stukken verdeeld. Hij laat zijn koeien iedere dag op een nieuw vers stukje land lopen. De vliegen leggen dan eitjes in de verse koeievlaaien die normaal gesproken een paar dagen later weer nieuwe vliegen geven.

Timing

Maar wat doet deze boer? Hij laat zijn kippen ook iedere dag op een ander stukje land scharrelen en wel een paar dagen nadat de koeien er gelopen hebben. Nu zijn de vliegenlarven het grootst, en zijn kippen zijn er dol op. Met hun poten trekken ze gretig alle koeievlaaien uit elkaar en eten de larven op.

Verdeling

Doordat de kippen de mest uit elkaar trekken wordt deze beter verdeeld waardoor het gras beter groeit. De kippen krijgen gratis veel "natuurlijke" eiwitten binnen. En er zijn minder vliegen.

Onnozele gans

Opvallend dat veel boeren uit kinderseries worden neergezet als een ietwat onnozele persoon terwijl vele boeren juist enorm bezig zijn met nieuwe ontwikkelingen.

Powerpoint presentatie voorbereiden

Een paar dagen geleden met zoon lief een ppt presentatie gemaakt voor zijn spreekbeurt en daarbij wilde hij zo ongeveer elke regel schenden. Want voor een 9 jarige is het vinden en gebruiken van elke kleur, letter type en animatie hét doel. Powerpoint was het doel en de spreekbeurt het hulpmiddel. De kinderen kwamen volgens hem niet om te luisteren naar het verhaal maar om zoveel mogelijk dansende lettertjes over het scherm te zien vliegen. Doordat het middel het doel werd was er bij hem, in mijn ogen overigens onterecht, geen vertrouwen dat hij de voordracht d.m.v. steekwoorden kon doen en wilde hij elke zin uitgetyped hebben. We hebben dit in het gedeelte gedaan voor de speakers notes zodat, als ze op school PowerPoint met twee verschillende schermen gebruiken, hij die notities kan lezen tijdens de presentatie. Hij neemt zo-ie-zo een uitgeprinte kopie mee.

P.s. 2 dagen later bleek dat hij slechts een paar minimale veranderingen had opgeslagen. Alle andere "experimenten" had hij gedaan om "de effecten te bestuderen", maar hij had ze iedere keer toch weer ongedaan gemaakt. Grappig want ik had hem "los gelaten" bij het "mooi maken" van zijn presentatie en door wat ik vanuit mijn ooghoeken zag (landende vliegtuigen volgens een van te voren gedefinieerde aanvliegroute, en vele "dansende" en "stuiterende" letters en woorden) vreesde ik het ergste.

Gelukkig hebben we nu bijna geen tekst in de presentatie, hoofdzakelijk het verhaal ondersteunend met plaatjes en kaarten. Hierdoor kan hij in ieder geval met z'n gezicht naar het publiek staan en zal hij niet verleid worden om de text van de projectiewand te gaan lezen. Een stappenplan met feedback formulier is hier te vinden.

Als laatste hebben we een paar YouTube filmpjes gezien over hoe je wel en niet moet presenteren. We zagen hoe mensen stonden te frummelen met sleutels en geld, hoe er wel 33 bullet points op een slide stonden, etc. Toen er een heel erg druk en gecompliceerd diagram gebruikt werd als voorbeeld van hoe het niet moet, zei zoon lief met een grote glimlach "Goh, wat knap met al die kleurtjes door elkaar". Ach ja de jongere generatie, net wat u zegt!

Op YouTube zagen we een filmpje van een student (zie plaatje rechts-boven) die door iedereen in de commentaren voor looser uitgemaakt werd. Ik geef toe dat zijn eigenlijke presentatie heel zwak was want hij was niet van binnen overtuigd, maar niemand had blijkbaar gekeken naar het begin van zijn presentatie. Nadat hij het start signaal had gekregen, stond hij rustig heen en weer te kijken totdat de zaal stil was. Toen het stil was pakte hij een dik boek en liet dat van 1 meter hoogte op het podium vallen! BOEM! Dat was een binnenkomer, ik zat op het puntje van mijn stoel... En toen gebeurde het, hij geloofde zelf niet in wat hij deed en dat zag je. Eerst een beetje en toen werd het al heel snel duidelijk. Goh, wat jammer van dat geweldige begin, . . . . die eerste mooie impressie!

Toch nog snel twee korte filmpjes van Diane DiResta over wat je met je handen kunt doen en hoe je het bewegen over de bühne boodschap ondersteunend kunt maken.

Oefening namen noemen en groepsvorming

Van Rusteloze Robert naar Rustige Robert,

Vaak is het voor de meeste mensen lastig om de namen van de andere deelnemers te onthouden. Zeker als je de naam maar een of twee keer kort hebt gehoord. Daarom hier een oefening die helpt de namen sneller onder de knie te krijgen én die helpt om het vertrouwen binnen de groep snel te laten toenemen.

Bij deze oefening ga je in een grote kring staan en vraag je iedereen bij zijn voornaam iets leuks te verzinnen dat met de zelfde letter begint en wat je characteriseerd.

Als leider/trainer begin je dan met bijvoorbeeld mijn naam is Robert, Rustige Robert. De groep herhaalt dan "Hallo Rustige Robert".

De volgende zegt dan b.v. mijn naam is Harry, Haastige Harry. De groep herhaalt dan "Hallo haastige Harry". Dan komt "Aangepaste Andrea", "Uitgebluste Udo", etc., etc.

Als de ronde klaar is en de groep is terug bij jezelf, zegt de groep nog een ronde alle namen maar zónder dat de persoon in kwestie zijn/haar naam zelf hoeft te zeggen, die hebben we namelijk collectief onthouden.

"Het vertrouwen binnen een grotere groep onstaat vanuit kernen van twee".

Om een snelle vertrouwensband op te bouwen binnen een grotere groep laat je eerst kleinere vertrouwenskernen ontstaan door mensen in clusters van twee met elkaar te laten werken. Laat in dit geval b.v. de mensen die tegenover elkaar in de cirkel (tegenvoeters) staan kort even aan elkaar vertellen waarom ze juist die beschrijving hebben gekozen, of ze een alternatief hadden, hoe ze tot de keuze kwamen, etc. Door vele kleine kernen van uitwisselling te creëren begint het vertrouwen in de groep sneller.

En na de eerste pauze kun je dit nog een keer herhalen om het goed te laten bezinken. Let op dat de groep goed door elkaar staat anders is het waarschijnlijk te gemakkelijk maar vooral komen de dezelfde mensen dan waarschijnlijk weer dezelfde "tegenvoeters" uit de cirkel tegen waaraan ze eerder al hadden verteld waarom ze een bepaalde beschrijving hadden gekozen.

Alléén ijsbreker artikelen zien

"De tijd dringt" oefening

Een eenvoudige oefening die je kunt doen met een groepje om het gevoel van "de tijd dringt" (A sense of urgency) naar voren te halen is de volgende.

Start een discussie over de dingen die de groepsleden nog willen bereiken (hun dromen).

Geef iedereen een lint van b.v. 2 meter lang. Dat is hun leven, tot 80 jaar.

Neem het lint en haal dat gedeelte dat je al geleefd hebt eraf met een schaar en laat het op de grond vallen.

Knip vanaf de andere kant zo'n 10 á 15 jaar eraf want als je nog grote dingen wilt

doen doe je die waarschijnlijk beter voor je 65-70ste en zoals het er nu naar uit ziet werken we straks tot we 68 à 70 zijn.

Van wat er over is haal je met de schaar nog 1/3 vanaf omdat je moet slapen, douchen, eten, etc.

Van wat daar nog van over is haal je de helft weg want die helft werk je. kijk naar de grond en naar wat je uiteindelijk in je hand hebt. Dat is de tijd die je nog hebt om je doelen te bereiken.....

En, gaat het volgens plan?

PowerPoint presentaties met overzicht

De laatste jaren gebruik ik zelf niet zo vaak meer PowerPoint presentaties tijdens trainingen maar wel tijdens vergaderingen.

Veel mensen gebruiken PowerPoint op een heel eenvoudige manier. Hierdoor ziet de presentator op de

laptop precies het zelfde als de toehoorders via de beamer zien. Op

de meeste laptops kun met de [Fn] + [F5] toets combinatie het beeld naar een beamer of je eigen laptop scherm sturen. Meestal werkt die toest-combinatie [Fn]+[F5] zo dat je steeds een van de

volgende combinaties krijgt.

1. Alléén beeld op de projector.
   
2. Aléén beeld op je laptop scherm
3. Het beeld gaat zowel naar de projector én naar je laptop scherm.

Als je doorgaat met op die [Fn]+[F5] combinatie te drukken begin je

gewoon weer van voren. Omdat het even duurt voordat de videokaart het signaal naar de juiste plaats kan sturen én omdat de beamer vaak even tijd nodig heeft om het binnenkomende signaal te analyseren en op de beste manier te presenteren dien je wel tussen elke verandering even 5 seconden te wachten. Hoe het ook is je

zou bij iedere instelling ergens beeld moeten hebben (of op de laptop of op de beamer of op beide). Als dit niet het geval is kan het zijn dat de video kabel niet goed zit of dat er tussen de video kabel en de projector nog een schakelkastje zit waarmee je b.v. een tweede PC of een VHS

recorder op de projector kunt schakelen. Vraag in dat geval even een technicus om je te helpen.

Je kunt powerpoint echter ook zo instellen dat jij, als presentator, een ander overzicht hebt, terwijl de toehoorders alleen de presentatie zien. Wat je als presentator ziet, ziet er zo uit: Je ziet van te voren welke slides er komen, kun je snel terug naar een oude slide, zie je de notities voor je zelf en heb je de meest voor de hand liggende zaken als Presentatie beëindigen,

Zwart Scherm (B) , en een lijstje met andere toetscombinaties onder een paar drukknoppen. Ook zie je een timer lopen zodat je weet hoeveel tijd je al bezig bent.

Hoe zet je dit op?

Sluit de beamer/projector aan op de laptop.

Verklein alle programma's zodat je de standaard windows achtergrond hebt.

Klik met rechts op de desktop (bureaublad) en selecteer [Properties] (Eigenschappen).

Binnen dit venster klik je op de laatste tab [Settings] (Instellingen). Klik bij dit venster op het tweede blauwe scherm en selecteer dan [Extend my windows desktop onto this monitor] (Hoe dit in het Nederlands beschreven wordt weet ik niet)

De beamer zou nu een lege achtergrond moeten laten zien. Je kunt nu met je muis helemaal naar

rechts gaan en het tweede scherm bedienen of een programma starten in het eerste scherm (zorg dat het programma niet op volle g

rootte staat want dan zit het verankert en kun je het niet verslepen), nu kun je het verslepen naar het tweede scherm en het daar met een

dubbele klik op de blauwe bovenbalk naar de maximale grootte veranderen, je kunt het programma zelfs over twee schermen tegelijkertijd laten zien. P.s. de programma's onthouden waar ze op het scherm stoneden toen ze gesloten werden, dus als je een programma wilt sluiten, eerst een dubbele klik op de blauwe bovenbalk zodat het programma niet het maximum van het scherm gebruikt, dan terug slepen naar het eerste scherm, en dan dáár afsluiten. Mocht je na het loskoppelen van de projector een programma starten maar het niet zien, klik dan met rechts op het icoontje in de taakbalk en click op [Restore] (Maximaal/Normaal) todat het menutje [Move] (Beweeg/Versleep) beschikbaar komt. Click op [Move] en gebruik je linker pijltjes toets (5 seconden ingedrukt houden) om het programma (dat op het tweede scherm staat) weer terug naar het eerste scherm te brengen.

Maar goed nu terug naar PowerPoint.

Je start PowerPoint in het eerste

scherm en opend de presentatie. Nu ga je naar het 7e menu [Slide Show] (Presentatie?) en dan [Setup Show]. Hier stel je de volgende zaken in: Display Slideshow on Monitor 2 én selecteer Show presenter view.

Als je daarna op F5 drukt om de presentatie te starten, zie je twee verschillende schermen, een gewonepresentatie op de projector en een scherm met notities en een overzicht van de volgende en vorige pagina's op je eigen laptop scherm.

Recentelijk is er nu ook zo'n soort presentator view voor OpenOffice.

Update 2009/02/03:

Email "Toasts" zijn echt storend en staan niet professioneel.

Je kent ze vast wel, die kleine venstertjes die om de haverklap recht onder in beeld komen om te vertellen dat je weer een nieuwe email bericht hebt. Die kleine venstertjes heten "Toasts" omdat ze vaak als een "geroosterd broodje" omhoog poppen. Nu heb ik persoonlijk nooit mijn email toast aanstaan omdat het mij te veel afleidt. Ik kijk een paar keer per dag naar mijn email. Als iets echt urgent is moeten ze me maar even bellen.

Veel mensen hebben die email "Toast" gewoon aanstaan. Vergeet dan voor een presentatie niet je email "toast" programmatje uit te zetten als je op de klassieke methode presenteert (laptop en beamer met exact het zelfde beeld). Vandaag was ik weer bij een presentatie van iemand waarbij om de paar minuten een email "Toast" bericht omhoog kwam. Op die manier ben je dan iedere keer zo'n 10 à 20 seconden je publiek kwijt door die onderbreking. Zonde! Als je op de in dit artikel beschreven methode presenteert zal de "Toast" niet op de beamer verschijnen, maar alleen op het beeldscherm van je laptop. Toch stel ik voor je email, messaging en andere alarm "Toasts" uit te zetten want het onderbreekt jou eigen flow ook. Juist tijdens een presentatie is het belangrijk je niet onnodig te laten afleiden.

Validation

Hier is de directe link naar Validation

Even 15 minuten genieten en vol emotie schieten bij dit filmpje.

Data manipulatie in Excel

Voor mensen

die grote hoeveelheden data willen manipuleren in excel kan het gebruik van een kleine macro van Chip Pearson die CaseConvert heet nuttig zijn. Nou lijkt het als je naar de

naam luisterd alsof je met deze xla alleen

maar tussen kleine en hoofdletters kunt kiezen, maar dat is zeker niet waar. Je kunt heel gemakkelijk b.v. alle dubbele spaties ergens uithalen, of alle spaties aan het begin of het einde, of alle getallen met een factor vermenigvuldigen, of de eerste 3 characters weghalen, etc.

Werkt niet (meteen) in de Nederlandse Excel versie.

Geprobeerd CaseConvert bij iemand te installeren met een Nederlandstalige Office versie, maar dat ging mis omdat tijdens de installatie gezocht wordt naar het Engelse menu "Tools" wat in de Nederlandse versie van Excel zoiets als Extra heet.

VBA menu code zelf aanpassen

Op zich is de menu aanpassing relatief eenvoudig want het menu gedeelte van de VBA code is niet beschermd. Als je in Excel op [Alt] + [F11] drukt terwijl ConvertCase geladen is dan kun je de code zien. In het voorbeeld heb ik het programma van het menu "Tools" naar "Edit" verhuisd. Nadat je de VBA code hebt opgeslagen en Excel opnieuw hebt gestart staat het programma onder het (Engelstalige) "Edit" menu. Voor het Nederlandse menu zul je even moeten kijken wat de Nederlandse naam van het menu is.

Veel van de zaken die ik hier beschrijf kun je ook oplossen door formules, maar hoewel ik veel gegevens heb geanalyseerd m.b.v. formules, helpt dit kleine programmatje nog steeds geweldig. Let wel op hoe je het afsluit want de laatste instelling wordt onthouden, en dat wil je nog wel eens over het hoofd zien als je het programmatje opnieuw gebruikt.

Probleem met foutmeldingen in VBA opgelost.

Een tijdje geleden had ik mijn laptop met XP professional d.m.v. een ghost image opnieuw opgezet en vanaf die dag werkte CaseConvert niet meer, bummer! Na wat spitten ben ik erachter gekomen dat ik in excel VBA mijn setting had staan op "Break on all errors". Hierdoor leiden ook fouten die na een "On Error Resume Next" instructie stonden tot een zichtbare fout. Nadat ik dit had terug gezet naar "Break on unhandled errors" draait alles weer zoals het hoort.

Het ultime manipuleren, heel intuïtief.... maar toch...

Voor mensen die het geen probleem vinden hun gegevens "op straat" te zetten, kun je ook terecht bij CleanUpData een Web 2.0 site die het wel heel attractief maakt om je gegevens aan hen over te dragen.

Les in communicatie

We kennen allemaal wel die situaties waarbij iets wat we zeggen niet juist overkomt. Binnen de serieuze NLP (Neuro Linguistisch Programmeren, een waardeloze term als je het mij vraagt) wordt veel aandacht besteed aan hoe wij mensen met elkaar communiceren. Na wat cursussen in Oostenrijk en Zwitserland te hebben gevolgd, hebben mijn vrouw en ik verschillende NLP certifieringen gedaan in de USA onder leiding van Annie Linden.

Door te kijken naar body language maar nog meer door te kijken naar de gesproken taal kun je veel communicatie problemen voorkomen. Heel vaak grijpen we in een conversatie terug op iets dat eerder gezegd is, maar herhalen dat niet, zodat de kans groot is dat niet iedereen het meer over het zelfde heeft. Bij NLP kijk je heel duidelijk naar wat wordt weggelaten in een zin en als daar onduidelijkheid over bestaat moeten de weggelaten zaken even herhaald worden. Hoewel ik nog nooit een cursus van Anthony Robbins heb gevolgd en ik het bewonder hoe hij mensen kan beïnvloeden denk ik toch dat Anthony Robbins de meest "commerciële" zijde van NLP laat zien en niet de meer wetenschappelijke aanpak van John Grinder, Richard Bandler en Robert Dilts.

Hier is een leuk filmpje dat je kunt gebruiken aan het begin van een communicatie training.

Hoe kun je een YouTube filmpje downloaden voor een presentatie

Mocht je het YouTube filmpje willen downloaden omdat je geen internet verwacht in het conferentieoord, gebruik dan de TechCrunch downloader en de VLC Media player. Ik heb op die manier gelukkig een keer een collega van FranklinCovey uit de brand kunnen helpen.

Een fijne ervaring, vervolg

Hé, wat jammer nou, was ik net zo enthousiast over de Isala kliniken, krijgen we dit weer.

Wat bleek, de medicamenten die we mee kregen kunnen niet ingenomen worden vanwege een VAN TE VOREN gerapporteerde overgevoeligheid. Gelukkig krijgen we 's avonds via een verpleegkundige van die afdeling, die een arts geraadpleegd heeft, een bruikbaar advies. Jammer want dit geeft toch een beetje een domper op de feestvreugde.

Ook de controle de dag erna was een teleurstelling. Bij de controle poli waren meerdere balies. Je kon niet zomaar een balie kiezen, maar we moesten eerst tussen alle papieren zoeken naar de naam van de behandelend arts, zodat je de juiste balie konden kiezen voor die arts. Daarna werden we uiteindelijk 40 minuten ná de afgesproken tijd opgeroepen voor de controle die slechts een paar minuten duurde. Jammer want zo ben je toch snel 60 minuten in het ziekenhuis voor een controle van 6 minuten.  Wat echt jammer was is dat de arts absoluut niet inging op het feit dat de mee gegeven medicijnen niet ingenomen konden worden. Er was geen enkele erkenning dat dit eigenlijk voorkomen had moeten worden. De arts deed alsof zijn neus bloedde toen we heel voorzichtig aangaven dat het wel heel vervelend was om de avonds na de operatie te ontdekken dat je de verkeerde medicijnen hebt gekregen.

Een fijne ervaring

De laatste tijd hoor je veel geklaag over ziekenhuizen. Vanmorgen vroeg heb ik iemand begeleidt naar de Isala polikliniek in Zwolle. Door mijn eigen achtergrond en de aandacht die er is voor de zaken die niet goed lopen bij dit soort instellingen was ik extra oplettend.

En wat was onze ervaring? Geweldig!

Niet dat het leuk was, je bent er tenslotte voor een behandeling, maar voor ons verliep alles op rolletjes. Zo werden we meteen geholpen bij de hoofdreceptie. Het was 07:30, lekker rustig want Nederland zat nog aan het ontbijt. Daarna kwamen we op de specifieke afdeling waar we een korte uitleg kregen van de procedure. Keurig op tijd, wij moesten even wachten want we waren zelf 10 minuten te vroeg, werden we opgeroepen.

Na de opname van mijn patient kon ik kiezen om te blijven wachten of weg te gaan, en in dat geval dat ik weg zou gaan zouden ze mij dan 30 minuten voor dat ik terug moest zijn even mobiel bellen. Ik besloot te blijven en wat te werken op mijn laptop via het open wifi netwerk dat speciaal voor de gasten ter beschikking staat. Ook waren er op verschillende plaatsen vrije wandcontactdozen (stopcontacten) zodat ik niet op batterijen hoefde te werken.

Na een uur kwam een zuster even langs om te vertellen dat het iets later zou worden omdat er een kleine vertraging was onstaan bij een eerdere patient. Na de operatie kregen we mondeling instructies, maar ook een enveloppe met daarin de medicijnen en de instructies nog een keer op papier. Ook werd de afspraak voo de eerste controle nog even bevestigd. Na een kopje koffie en een ontbijtkoek werden we in een rolstoel tot aan de auto (die ik had voor gereden) begeleidt. Nu hebben we niet achter de schermen gekeken, maar vanuit het oogpunt van de klant/patient liep alles gesmeerd en vooral die klanten ervaring kan bij sommige bedrijven nog wel eens het ondergeschoven kindje zijn, maar niet bij Isala.

Proficiat Isala!

Nederlandse spellingsregels

De Nederlandse spellings regels zijn voor mij lange tijd een mysterie gebleven. Het langdurig wonen en werken in het buitenland heeft dat er niet gemakkelijker op gemaakt. Veel mensen om mij heen hebben in het verleden geprobeerd mij die regels bij te brengen maar het bleef lastig omdat voor mij het "framework" miste. Nu breng ik mijn eigen zoon de regels bij en werd het tijd om het grondiger aan te pakken.

Ik was op zoek naar een overzicht van de taal- en spellingsregels, maar ik vond vaak alleen maar flarden. Wat ik zocht was een beslissingsdiagram. Omdat ik dat niet zo een twee drie kon vinden heb ik dat toen maar zelf gemaakt.

Het geeft mij houvast omdat ik kan volgen waarom ik een regel moet toepassen. Als het jou helpt laat het mij dan weten. Als je iets ontdekt dat anders of beter kan hoor ik het graag.

Hier is een PDF van het document

(klik gewoon met links om het te openen, klik met rechts om het op je eigen PC op te slaan)

25/1/2009. Ik heb van één basisschool al gehoord dat het een goed en volledig overzicht is maar dat het taalgebruik iets te moeilijk is voor de basisschoolleerlingen. We gaan hier samen aan werken.

2/2/2009. De link naar het PDF document is weer hersteld. Sorry voor het ongemak.

4/2/2009. Ik merk dat sommige mensen meerdere keren het PDF document oproepen. Je kunt het op je eigen PC zetten door op je rechter muisknop te drukken en dan "opslaan als" te gebruiken. Om het te kunnen zien heb je wel een PDF programma nodig. Ik gebruik daarvoor Foxit Reader maar je kunt ook gewoon Adobe PDF Reader gebruiken.

Mocht je graag persoonlijke feedback of commentaar willen geven i.p.v. de zichtbare commentaren onderaan iedere post, dan kan dat door dit formulier te gebruiken. Alvast bedankt voor je reactie

Zoektermen: d-t regels, spellings regels, spellings diagram, spelling, overzicht, persoonsvorm, werkwoord, tegenwoordigetijd, verledentijd, kofschip, gebiedendewijs, voltooid deelwoord, onvoltooid deelwoord, hulpwerkwoord, eenvoudig schema, beslissingsboom.